Le printemps… le moment idéal pour ranger sa boîte mails?

Publié par Sandy Heylen

Très bien, mais par où commencer? La manière la plus efficace est Ctrl+Alt+Del, mais peut-être un peu trop radicale. Suivez les 7 étapes proposées ci-après et vous aurez une boîte mails claire et rangée. Prêt pour un nouveau départ?


Etape 1 : le fichier d’archivage

Créez un nouveau fichier, appelez-le « archive » et glissez y tous vos e-mails datant de plus de trois mois. Il est peu probable que vous en aurez encore besoin, mais l’idée de les avoir encore quelque part si c’est vraiment nécessaire, vous donnera certainement un sentiment de soulagement.

Etape 2 : la création d’une structure de fichiers

Sur base des e-mails restant dans la boîte mails, créez une structure de fichiers logique. Utilisez des fichiers primaires et secondaires pour créer une structure claire. Keep it short & simple ! Un conseil : si vous appliquez déjà une structure pour classer vos documents papiers, appliquez la même dans votre boîte mails.

Cela vous facilitera la tâche pour tout retrouver. N’appliquez pas cette méthode si vos dossiers papier ont besoin d’un relooking, bien sûr ! Déplacez tous les e-mails restant dans la nouvelle structure de fichiers. Laissez uniquement les mails à traiter dans votre inbox.

Etape 3 : le labelling

Utilisez des labels dans votre inbox afin de déterminer vos priorités actuelles et futures. Comme par exemple : to do, urgent (à traiter aujourd’hui), suivi, lire, déléguer, etc. Lorsque vous ouvrirez votre inbox, ces labels vous donnent immédiatement un aperçu de vos priorités pour la journée. Appliquez les labels immédiatement sur les e-mails qui se trouvent encore dans votre inbox. Un aperçu instantané est garanti dès à présent !

 

Etape 4 : l’auto-archivage

Activez l’option auto-archivage. Pour chaque programme mails cette option est différente. Votre bon ami Google peut vous aider à trouver comment l’activer. Pourquoi est-ce si important ? De cette manière, votre mailbox ne ralenti pas à cause de l’énorme quantité de fichiers à porter. Car, avouez-le, il n’y a rien de plus frustrant qu’une mailbox lente, non ?

Etape 5 : félicitations

Vous êtes parvenu à mener à bien les 4 étapes précédentes ? Dans ce cas nous pouvons vous féliciter, vous êtes l’heureux propriétaire d’une nouvelle boîte mail, bien rangée. Mais n’oubliez pas de penser à l’étape numéro 6 pour chaque mail entrant.

Etape 6 : une nouvelle habitude…dès maintenant

Mail traité ? Retirez le label et glissez-le dans le bon fichier. Ainsi votre boîte mail reste vide et claire. Adieu le stress des mails ! Car les mails qui restent à présent dans votre inbox sont uniquement ceux à traiter. Dès à présent, parcourir vos e-mails en buvant votre tasse de café le matin est un jeu d’enfant.

Etape 7 : parler aide

Enfin, n’oubliez pas : parfois il est inutile d’envoyer un e-mail. Vous pouvez également dire ou demander les choses de manière personnelle par téléphone. Cela évite des échanges d’e-mails dans votre inbox et vous remarquerez que vous recevrez moins d’e-mails, car vos collègues copieront avec plaisir cette nouvelle habitude que vous vous êtes octroyez.

Nous vous souhaitons dores et déjà beaucoup de plaisir avec votre nouvelle boîte mails!

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Sandy Heylen

A propos de Sandy Heylen

Née dans une famille chaleureuse, et supportée dans chaque décision que je prenais, j’ai opté pour un chemin diffèrent après mes études. “Tu sais bien t’expliquer, donc entame une carrière dans la vente.” Voila comment j’ai fait mes premiers pas dans le commerce. Il en résulte pas mal de fonctions après dans l’administration et le support. C’était des expériences dont je bénéficie jusqu’aujourd’hui.

Se soucier des autres et donner appui aux autres sont des éléments qui constituent mon fil rouge, non seulement d’un point d’ vue personnelle mais aussi professionnellement.

Les valeurs de Rainbow Resources Group se complémentent à ma vision personnelle. Cela me permet au boulot de rester moi-même. En utilisant mon expérience pour aider les autres dans leurs recherches aux nouveaux défis, je travail chaque jour le sourire sur le visage.

J’aspire à mettre de la qualité et du service dans toutes les facettes de mon boulot.
Si vous ne me trouvez pas au boulot, vous me trouverez chez ma famille ou dans l’académie de danse. 

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