Lente…het perfecte moment voor een lenteschoonmaak in je mailbox!

Gepost door Sandy Heylen

Klinkt goed, maar hoe begin je eraan?! Ctrl+Alt+Del is de meest snelle opkuismethode, maar dat is wel een drastische keuze. Volg onderstaande 7 stappen en je hebt een opgeruimde overzichtelijke mailbox.


Klaar voor de nieuwe start?

Stap 1: Archief-map

Maak een nieuwe map aan en geef het de naam "archief". Sleep er alle mails in die ouder zijn dan drie maanden. De kans dat je die nog nodig zal hebben is nihil, maar het idee dat je ze toch nog kan terugvinden als het écht nodig is, geeft alvast een geruster gevoel.

Stap 2: Maak een mappenstructuur

A.d.h.v. de overige mails maak je een logische mappenstructuur op. Gebruik hoofdmappen en submappen om een duidelijke structuur te creëren. Keep it short and simple! Tip: als je reeds een structuur hanteert om je papieren te ordenen, trek die dan door naar je mailbox. Dat zorgt voor minder zoek- en denkwerk om alles terug te vinden. Doe dat natuurlijk niet als je papierwerk ook aan een schoonmaak toe is. Verplaats alle overgebleven mails in je nieuwe mappenstructuur. Laat enkel de te behandelen mails nog in je inbox staan.

Stap 3: Labels

Maak gebruik van de labels in je inbox om prioriteiten nu en in de toekomst aan te geven. Zoals bijvoorbeeld: To do, dringend (vandaag te behandelen), follow-up, lezen, delegeren, … Als je je mailbox opent, bezorgen die labels je onmiddellijk een overzicht van je prioriteiten voor de dag. Pas de labels onmiddellijk toe op de mails die nog in je inbox staan. Een instant duidelijk overzicht is bij dezen gegarandeerd!

Stap 4: Auto-archiveren

Stel de optie auto-archiveren in. Voor elk mailprogramma is dat anders, je goede vriend Google zal je zeker helpen bij deze instellingen. Waarom dat zo belangrijk is? Zo wordt je mailbox niet traag door alle grote en zware bestanden erin. Want geef toe, niets zo frustrerend dat een trage mailbox, toch?

Stap 5: Proficiat

Heeft u de vorige 4 stappen tot een goed eind gebracht? Dan mogen we u proficiat wensen, u bent de trotse eigenaar van uw nieuwe, opgeruimde mailbox. Maar vergeet vooral niet om bij elke mail aan stap 6 te denken.

Stap 6: Nieuwe gewoonte…vanaf NU!

Mail verwerkt? Label weghalen en slepen in de juiste map. Zo blijft je mailbox leeg en overzichtelijk. Bye bye mailstress! Want de mails die in je inbox staan, zijn op die manier enkel de mails die je nog dient te verwerken. Vanaf nu is het doorlopen van je mailbox met je eerste tas koffie 's ochtends a piece of cake.

Stap 7: Praten werkt

Last but not least…, vergeet vooral niet dat mailen vaak ook niet nodig is. Je kan het ook persoonlijk of telefonisch zeggen of vragen. Dat scheelt opnieuw wat mailtjes in je inbox en je zal zeker merken dat je minder mails zal ontvangen, want je collega's kopiëren maar al te graag dat goede voornemen van je.

 

Alvast veel plezier met je nieuwe mailbox!

 

Terug naar Nieuws
Sandy Heylen

Over Sandy Heylen

Als kleine Sandy werd ik geboren in een warm nest, gesteund in elke beslissing die ik maakte, koos ik ervoor om na mijn studies een ander pad in te slagen. 

"Je kan het goed uitleggen, dus ga maar in de verkoop." Hiermee zijn mijn eerste stappen in commerciële functies gezet, daarna rolde ik verder in administratieve en ondersteunende functies. Ervaringen waar ik vandaag nog steeds de vruchten mag van plukken. 

Zorgen voor en anderen helpen staan steeds centraal, niet alleen persoonlijk, maar ook op het werk is dit een rode draad.

De waarden van Rainbow Resources group zijn een verlengde van mijn persoonlijke visie en dus kan ik helemaal mezelf zijn op het werk. Dat ik mijn ervaring kan gebruiken, om andere te helpen in de zoektocht naar een nieuwe uitdaging, zorgt ervoor dat ik elke dag met een glimlach werken mag.

Ik streef ernaar om kwaliteit en service te bieden in alle facetten van mijn werk.
Ben ik niet op het werk, dan vind je mij bij mijn gezin of in de dansschool.

Contacteer Sandy Heylen

Deze website maakt gebruik van cookies! Meer details over onze cookies kan je terugvinden in ons cookiebeleid